Vraag van de klant – Hoe maak je de leveranciersbeoordeling waardevol?
Voor opdrachtgevers die starten met ISO is de leveranciersbeoordeling vaak een nieuw onderdeel. Tuurlijk, je hebt contact met jouw leveranciers. Maar op basis van welke criteria beoordelen jullie hen eigenlijk? Weet je precies wat er allemaal heeft gespeeld de afgelopen periode? Komen jullie weleens in de knel omdat er te laat of zelfs niet werd geleverd? Wanneer is het eigenlijk tijd om op zoek te gaan naar een nieuwe leverancier? Hoe zorg je dat jouw klanten tevreden blijven? Genoeg vragen! Tijd voor een nieuwe veel gestelde vraag van onze klanten: ‘Hoe maak je de leveranciersbeoordeling waardevol?’
Een waardevolle leveranciersbeoordeling
Als organisatie stel je eisen aan een leverancier. Deze eisen kunnen betrekking hebben op onder andere de levertijd, kwaliteit of prijs. Wanneer je eisen stelt, is het belangrijk om deze te communiceren én te monitoren. Anders stelt de methodiek niet zo veel voor. In deze blog delen we een aantal tips hoe jouw organisatie aan de slag kan met een waardevolle leveranciersbeoordeling.
- Breng alle leveranciers in kaart.
Waarschijnlijk is jullie leverancierslijst best lang. Breng in kaart welke leverancier kritisch is en welke niet. Maak een overzicht met alle leveranciers, de gemaakte afspraken en de impact van de leverancier op het eindproduct. - Focus op de kritische leveranciers.
Kritische leveranciers kunnen bij disfunctioneren de bedrijfsvoering van de organisatie in gevaar brengen. Niet kritische leveranciers, bijvoorbeeld de schoonmaakster of de leverancier van koffiebonen, hebben geen of een minimale impact op de bedrijfsvoering. Niet kritische leveranciers zijn vaak makkelijk te vervangen. Focus je tijdens de leveranciersbeoordeling op de leveranciers die cruciaal zijn voor het leveren van een kwalitatief product of kwalitatieve dienst aan jouw eigen klant. - Controleer de gemaakte afspraken.
Het is belangrijk om vooraf goede afspraken te maken met de leverancier. Nog belangrijker is de controle of de gemaakte afspraken ook daadwerkelijke worden nagekomen. Wanneer bijvoorbeeld is afgesproken dat de leverancier in het bezit is van een ISO 9001 certificaat, vraag dan om een kopie van dit certificaat. - Beoordeel de leverancier periodiek.
Begin niet met beoordelen van de leveranciers op het moment dat het nodig is, bijvoorbeeld vlak voor een externe audit, maar start tijdig. Plan voldoende tussentijdse evaluaties in. Gaat iets niet goed of juist wel? Maak hier alvast een notitie van. Op deze manier voorkom je handelen op basis van onderbuikgevoel en heb je goede informatie voor een leveranciersaudit en beoordeling. - Kies een methodiek die past bij de leverancier.
Kies een methodiek die past bij de samenwerking met en de risico’s bij disfunctioneren rondom de desbetreffende leverancier. Een standaardformulier voor alle leveranciers is waarschijnlijk niet heel zinvol. Voor een niet kritische leverancier kan het invullen van een beoordelingsformulier voldoende zijn. Een kritische leverancier behoeft meer aandacht. Ga bijvoorbeeld meerdere keren per jaar een evaluatiegesprek aan. - Leg de beoordelingen vast.
Na het uitvoeren van de leveranciersbeoordeling is het belangrijk om de prestaties vast te leggen. Hierdoor is het in de toekomst duidelijk hoe de leveranciers presteren. Ook handig voor andere en nieuwe collega’s. Zijn de verbeterpunten daadwerkelijk beter geworden? Op deze manier kan je tijdig keuzes maken om de klanttevredenheid op peil te houden. Daarnaast ben je als organisatie ook nog eens bezig met continu verbeteren.
Hulp nodig?
Kan jouw organisatie wel wat hulp gebruiken bij de leveranciersbeoordelingen? De Consultants van QSN helpen graag! Neem vrijblijvend contact met ons op.
